Política de Tratamiento y Protección de Datos

De conformidad con lo establecido por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones del Régimen de Protección de Datos Personales (incluyendo el Decreto 255 de 2022, la Resolución 1321 de 2022, las Circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC y demás normas vigentes), Promotora Meraki Cartagena S.A.S y sus socios (en adelante, la “Compañía”) han dispuesto mecanismos para reglamentar las políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales de sus clientes, clientes potenciales, usuarios de su página web, proveedores, contratistas, trabajadores, ex trabajadores, personas en proceso de selección, miembros de juntas directivas, accionistas y visitantes.

1. Definiciones

Autorización

Consentimiento expreso, inequívoco e informado del Titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.

Base de datos

Conjunto organizado de datos que sea objeto de tratamiento.

Cliente

Persona para quien la Compañía presta un servicio o con quien sostiene una relación contractual/obligacional.

Dato personal

Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos públicos

2. Identificación del responsable del tratamiento

3. Autorización del Titular del Dato Personal

La Compañía realizará el tratamiento de datos personales con autorización previa, expresa e informada del Titular, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Excepcionalmente, no se requerirá autorización cuando:

• La información sea requerida por una entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
• Se trate de datos de naturaleza pública.
• Existan casos de emergencia médica o sanitaria.
• El tratamiento esté autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, aplicando los principios y disposiciones de protección de datos.

4. Datos personales que recolectamos

La Compañía recolecta, de manera directa o indirecta, datos personales no sensibles tales como:

• Nombre, número de documento, domicilio, teléfono, dirección, correo electrónico, cargo, salario, estado civil, RUT.
• Información enviada o consultada en bases de datos de universidades, sitios web o redes sociales (p. ej., LinkedIn, ElEmpleo.com) donde el Titular haya incluido datos personales.
• Información financiera necesaria para pagos o facturación (número y banco de cuentas, referencias bancarias y comerciales).
• Otros datos requeridos para el normal desarrollo de la relación con la Compañía.

Eventualmente, y con autorización explícita, se podrán requerir datos sensibles (p. ej., salud o datos biométricos).

5. Finalidades y mecanismos de recolección y tratamiento

5.1. Clientes, potenciales clientes, visitantes o interesados

La Compañía trata la información para:

1. Contacto telefónico, por correo electrónico o físico para información o coordinación de cotizaciones.
2. Separación del inmueble objeto del negocio.
3. Firma de promesa de compraventa.
4. Firma de escritura pública.
5. Entrega del inmueble.
6. Financiación del inmueble.
7. Trámite de subsidios de vivienda.
8. Encuestas de satisfacción.
9. Investigaciones de mercado y hábitos de consumo.
10. Análisis estadísticos y reportes de comportamiento.
11. Comunicaciones sobre actividades y eventos.
12. Aspectos comerciales, promocionales, legales, contractuales y financieros relacionados con la comercialización de proyectos inmobiliarios.

Mecanismos de recolección:

• Formatos físicos en salas de ventas o ferias inmobiliarias.
• Llamadas telefónicas directas a la Compañía o sus salas de atención.
• Correos electrónicos a direcciones de la Compañía o del personal de ventas.
• Formularios en la página web de la Compañía.
• Formularios en páginas web de terceros con finalidad de contacto comercial.

5.2. Trabajadores y aspirantes

Finalidades, entre otras:

• Gestión del contrato de trabajo (celebración, ejecución, terminación).
• Procedimientos administrativos (personal, SI, contabilidad, facturación, auditorías, notificaciones).
• Cumplimiento de oblig
• Trámite de incapacidades, permisos o licencias.
• Atención de órdenes judiciales o administrativas.
• Verificación de antecedentes laborales y emisión de certificaciones.
• Procesos de selección: verificación, comparación y evaluación de competencias; registro de candidatos; entrevistas; pruebas; consultas en bases de datos de antecedentes legítimas, estatales o privadas, nacionales o extranjeras.

Mecanismos de recolección:

• Contratos de trabajo y documentos asociados (EPS, ARL, pensiones, cesantías, cajas de compensación, entidades financieras).
• Contratos de prestación de servicios o con empresas de servicios temporales.
• Hojas de vida remitidas por correo físico/electrónico o mediante formularios del sitio web propio o de terceros especializados.

5.3. Contratistas y/o proveedores

Finalidades, entre otras:

• Cotizaciones de productos y servicios.
• Contactos para requerimientos de servicios, asesorías o productos.
• Invitaciones a contratar o licitar.
• Análisis, evaluación y comparación de información.
• Envío de información e invitaciones a eventos.
• Cumplimiento legal y atención de órdenes de autoridades.
• Emisión de certificaciones.
• Entrega de información a entes de inspección, vigilancia y control, y a auditores.
• Pagos por servicios o productos.
• Cumplimiento de o
  bligaciones derivadas de la relación contractual.

5.4. Terceros con vínculo jurídico (LA/FT)

Recolección y tratamiento para dar cumplimiento a obligaciones de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.

5.5. Datos de menores de edad

El tratamiento respetará el interés superior del menor y sus derechos fundamentales; se requerirá autorización de su representante legal (padre/madre o tutor).

5.6. Inversionistas y miembros de junta directiva

Finalidades, entre otras:

• Información sobre control de participación accionaria.
• Cumplimiento de obligaciones legales y ejercicio de derechos.
• Convocatorias a reuniones.
• Pago de dividendos.
• Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones regulatorias.
• Información sobre proyectos, actividades y eventos.
• Normal desarrollo de la relación comercial.

Facultades generales sobre los datos

• Conocer, almacenar y procesar información en una o varias bases de datos.
• Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información.
• Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información con otras fuentes legítimas.
• Acceder, consultar
• Analizar, procesar, evaluar y comparar la información para seguimiento, desarrollo y mejoramiento de condiciones de afiliación, servicio, administración, seguridad o atención, así como para promoción comercial.
• Transmitir datos a terceros (Encargados) cuando sea necesario, garantizando confidencialidad y seguridad.
• Usar los datos dentro del ámbito autorizado y transmitirlos a autoridades cuando exista orden judicial o administrativa.
• Transferir o transmitir datos a compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, con medidas de protección adecuadas y, en caso de transmisión, suscribiendo el contrato correspondiente.
• Eliminar o archivar datos cuando cese la necesidad del tratamiento, conforme a la ley.

6. Derechos de los Titulares

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a la Compañía o ante quien los haya recibido por transmisión.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar peticiones, quejas o reclamos ante el Oficial de Protección de Datos de la Compañía.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten principios, derechos y garantías.
• Acceder de forma gratuita a los datos personales objeto de tratamiento.

7. Área responsable de la atención de Peticiones, Quejas, Consultas y Reclamos (PQRS)

8. Procedimiento para ejercer los derechos

Las consultas serán recibidas por el Oficial de Protección de Datos de la Compañía mediante los siguientes medios:

• Escrito radicado en las oficinas de la Compañía (Km vía al mar, Centro de Ventas Serena del Mar, Cartagena, Bolívar), dirigido a nombre de la Compañía, indicando: nombre completo del Titular, descripción de la consulta, dirección de residencia y teléfono de contacto.
• Correo electrónico a servicioalcliente@promotorameraki.com con asunto “Consulta de habeas data”.

Para acreditar la calidad del solicitante se deberán anexar:

• Titular: copia del documento de identidad.
• Causahabiente: copia del documento de identidad del Titular, registro civil de defunción, documento que acredite la calidad y copia del documento de identidad del causahabiente.
• Representante legal o apoderado: copias de documentos de identidad del Titular y del representante/apoderado, y documento que acredite la representación o el poder.

La consulta será atendida en un máximo de 10 (diez) días hábiles desde la radicación. De no ser posible, se informarán los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no superará 5 (cinco) días hábiles adicionales. El acceso a los datos será gratuito y la información podrá suministrarse por medios físicos o electrónicos.

9. Solicitud de supresión o revocatoria de autorización

El Titular podrá solicitar la supresión de sus datos o la revocatoria de la autorización en cualquier momento, mediante:

• Escrito a las oficinas de la Compañía (Km vía al mar, Centro de Ventas Serena del Mar, Cartagena, Bolívar).
• Correo electrónico a servicioalcliente@promotorameraki.com.

Para la correcta atención, anexar:

• Titular: copia del documento de identidad.
• Causahabiente: copia del documento de identidad del Titular, registro civil de defunción, documento que acredite la calidad y copia del documento de identidad del causahabiente.
• Representante legal o apoderado: copias de documentos de identidad del Titular y del representante/apoderado, y documento que acredite la representación o el poder.

El término máximo para atender la solicitud será de 10 (diez) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no fuere posible, se comunicará la causa y la nueva fecha de respuesta, que no excederá 5 (cinco) días hábiles adicionales.

10. Seguridad de la información

La Compañía ha adoptado medidas de seguridad razonables para proteger la información de los Titulares y evitar accesos no autorizados, modificaciones, divulgaciones o destrucciones indebidas. El acceso a los datos personales está restringido al personal, contratistas, representantes y agentes encargados del tratamiento que necesiten conocerlos para desempeñar sus funciones. Solo se permitirá acceso a terceros en las condiciones anunciadas o por solicitud expresa del Titular o personas legitimadas conforme a la ley.

11. Fecha de entrada en vigor y vigencia de las bases de datos

Esta Política entra en vigor el día 09 de septiembre de 2025. Los datos personales permanecerán en las bases de datos de la Compañía hasta que cumplan la finalidad para la cual fueron recolectados, o hasta el vencimiento del término legal aplicable. La Política será revisada y actualizada al menos cada dos (2) años o cuando se expidan normas que modifiquen el régimen de protección de datos personales en Colombia.

Promotora Meraki Cartagena S.A.S
NIT 901.111.908-7
Km 8 vía al mar, Serena del Mar. Cartagena – Bolívar